GoBD und die Anforderungen an Kassensysteme
GoBD
Die GoBD sind die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" und regeln die Rahmenbedinungen für eine korrekte und für das Finanzamt nachvollziehbare Buchführung.
Grundlegend gelten für die ordnungsgemäßge Buchführung volgende Regelungen:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
Es muss stets für die Dauer der Aufbewahrungspflicht nachvollziehbar und nachprüfbar sein, welche Buchung an welchem Tag durchgeführt wurde. Dies muss in einer Verfahrensdokumentation belegt sein. - Vollständigkeit & Richtigkeit
Alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtig relevanten Unterlagen müssen aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere auch für den Geschäftsvorfall relevante Korrespondenzen (z.B. E-Mails), sowie für Rechnungen und Aufträge. Auch alle Nebensysteme wie Kassen- oder Warenwirtschaftssysteme zählen unter diese Pflichten. - Zeitgerechte Buchung
Die Buchung muss so Zeitnah wie möglich erfolgen. Als Richtwerte gelten für Geschäftsvorfälle 10 Tage, für Eingangsrechnungen 8 Tage und für Kassen eine tägliche Buchung. - Ordentlichkeit, Aufbewahrung & Sicherheit
Daten müssen leicht aufzufinden, gekennzeichnet und vor Zugriff von Dritten geschützt sein. - Unveränderbarkeit
Vorgänge, die einmal aufgenommen wurden, dürfen unter keinen Umständen verändert werden. Daher sind Office-Dokumente (Rechnungen, Kassenaufzeichnungen, etc.) unter allen Umständen zu vermeiden. Alle Vorgänge müssen technisch festgeschrieben werden. Ist ein Fehler in einem Buchungssatz, muss eine Korrekturbuchung erfolgen. - Datenzugriff
Finanzämder müssen einen Zugriff auf die Systeme und die Daten haben. Dabei gelten drei Stufen:
Z1: nur-lesen auf dem System
Z2: Betrieb muss die Daten aufbereiten und nur-lesend zur Verfügung stellen
Z3: Datenträger-Überlassung
Downloads:
Update des Kassengesetzes
Ab dem 01.01.2020 gelten neue Regelungen zur Führung einer elektronischen Kasse. Bis zum 30.09.2020 besteht eine Nichtbeanstandung bei nicht ordnungsgemäßer Umsetzung, danach fallen Bußgelder bis zu 25.000 Euro an. Es kann dafür auch eine Ausnahmegenehmigung gestellt werden - die Chance für eine Genehmigung sind erfahrungsgemäß allerdings gering (Hinweise für eine Ausnahmegenimigung aufgrund von Corona; Quelle: ZDH). Das "Bundesamt für Sichereit in der Informationstechnik" hat eine Liste zertifizierter TSE veröffentlicht. Kassensysteme, die eine dieser Sicherheitseinrichtungen realisieren, sind Gesetzeskonform.
Neue Auflagen für elektronische Kassensysteme:
- Belegausgabepflicht
- Meldung von Registrierkassensysteme an die Finanzverwaltung innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. bei Außerbetriebnahme einer elektronischen Kasse
- Kassensysteme müssen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besitzen
- Alle Eingaben werden unveränderbar protokoliert und können nicht mehr manipuliert werden
- Alle Eingaben werden unveränderbar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert
- Eine einheitliche Schnittstelle zur leichteren Datenübertragung an die Finanzverwaltungen
Welche Rahmenbedingungen gelten:
- Offene Ladenkasse: Es reichen handschriftliche Einzelaufzeichnungen oder Kassenberichte
- Kassensystem (angeschafft vor dem 25.11.2010): Wenn die Kasse nachrüstbar ist, muss dies bis Ende September geschehen, ansonsten wird ein neues Kassensystem benötigt.
- Kassensystem (angeschafft nach dem 25.11.2010): Wenn die Kasse nachrüstbar ist, muss dies bis Ende September geschehen, ansonsten gilt eine Schonfrist und ein neues System muss bis zum 31.12.2022 angeschafft werden (gilt nicht für PC-Kassen)
- Kassensystem (angeschafft nach dem 01.01.2020): Keine Übergangsregelung!
Downloads:
- Vortrag der DaTEV (Handwerk im Dialog: Update Kasse 2020)
- Musterverfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung (des "Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V.")
- Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen (der "Budessteuerberaterkammer")
- Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage (der "Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.")